Er zijn veel administratieprogramma’s op de markt.
- Sommige pakketten richten zich uitsluitend op ZZP-ers en zijn vaak niet heel erg duur. Qua mogelijkheden zijn ze echter beperkt.
- Andere programma’s richten zich op grotere klanten. Maar daarvoor betaalt u al snel 2.000,- tot 5.000,- per jaar. Hiervan zijn soms ook goedkopere varianten te krijgen. Maar die zijn dan zodanig uitgekleed dat je er weer niks mee kan.
- Ons doel is het maken van een programma met alle mogelijkheden van de beste professionele programma’s. Maar dan voor een normale prijs. Dus als u slechte ervaringen heeft met een van de grote softwarebedrijven maar u heeft wel een professioneel ERP-pakket nodig: Kom bij ons! Pap is het enige professionele Nederlandse ERP-Programma dat u voor een normale prijs kunt krijgen.
Hoe kunnen wij Pap aanbieden voor deze lage prijs?
Door ons uitsluitend te richten op datgene waar het echt om gaat: Het ontwikkelen en verbeteren van onze software.
De kosten bij andere grote softwareontwikkelaars bestaan voornamelijk uit marketing en verkoopactiviteiten. Zo kunt u zonder veel moeite een afspraak maken bij verschillende leveranciers voor een verkoopgesprek bij u op locatie. Deze vrijblijvende gesprekken leiden lang niet altijd tot een aankoop. Maar al deze activiteiten moeten natuurlijk wel betaald worden. En sommige leveranciers moeten daarbij ook nog geld overhouden voor sponsoring van een eredivisie elftal of formule1 team. Het bedrag dat er daadwerkelijk en effectief aan softwareontwikkeling besteed wordt staat in geen verhouding tot de totale begroting. Daarom betaalt u voor deze programma’s vele malen meer. Maar wat u koopt is uiteindelijk gewoon maar een computerprogramma, net als dat van ons.
Om de kosten laag te houden komen wij dan ook niet bij u langs voor een verkoopgesprek. De keuze voor Pap zult u zelfstandig moeten maken. U krijgt van ons wel degelijk alle hulp en begeleiding die u nodig heeft. Maar ook dat doen we op afstand.
ONZE VERGELIJKING VAN PAP MET ANDERE PROGRAMMA’S
Natuurlijk kijken wij regelmatig naar de andere aanbieders. Onze (niet geheel objectieve) conclusie is dat Pap zich qua mogelijkheden met de duurste programma’s kan meten. Maar natuurlijk moet u dit niet zomaar van ons aannemen.
Vraag zelf maar eens een proefaccount aan bij een paar andere veelgebruikte programma’s. Vergelijk de prijs van de meest uitgebreide versie met die van Pap. En kijk dan eens of u iets herkent in de punten die wij hieronder hebben opgeschreven.
Maar let ook op de punten waarvan u vindt dat andere programma’s juist beter zijn.
En laat ons, als u wilt, weten wat uw bevindingen zijn! Dan publiceren wij uw reactie op deze site.
Hieronder vindt u voorbeelden van zaken die ons bij testen van een aantal veelgebruikte andere programma’s zijn opgevallen.
Negen punten die bij veel programma’s aanwezig waren hebben wij vergeleken met Pap.
Laten we beginnen met wat u met Pap allemaal NIET kan.
WAT KUNT U NIET MET PAP
BTW-aangifte automatisch versturen naar de belastingdienst
In Pap draait u de BTW uit, vervolgens logt u in via website belastingdienst. Neem een stuk of vijf bedragen over uit Pap en klik op verzenden.
Sommige andere boekhoudpakketten hebben de mogelijkheid om via koppeling met de belastingdienst de BTW-aangifte in één keer vanuit het programma in te sturen.
Wij hebben dit niet omdat:
- U flexibeler bent als u de bedragen zelf kunt overnemen (bijvoorbeeld: vaak wordt per ongeluk BTW 0% ingevuld waar het ICP (ook 0% dus) moet zijn. U kunt dit makkelijk corrigeren door de bedragen iets anders over te nemen).
- U niet een update hoeft te draaien bij elke wijziging van de belastingdienst
- U geen account hoeft aan te vragen bij de belastingdienst
- U hier nauwelijks tijdwinst uit haalt. Als alles altijd goed gaat haalt u hooguit een paar minuten winst per maand. Maar vergis u niet: Updates en wijzigingen, account aanvragen. En wat als er een fout optreedt bij het inzenden? Bij wie ligt de fout? En wie gaat het oplossen? En hoeveel tijd bent u zelf daarmee kwijt? Geen mug doodslaan met een olifant vinden wij.
Overigens hebben wij voor de aangifte ICP wel een koppeling met de belastingdienst beschikbaar.
Financiële cockpit
Veel programma’s hebben een venster met wat cijfers en grafieken waarmee de situatie van uw bedrijf in één oogopslag zou moeten worden samengevat.
Was het maar zo simpel. Elk bedrijf is anders, en als u als directeur grip op de zaak wilt houden dan heeft u niet veel aan een cockpit.
En omdat wij door u graag serieus genomen worden hebben wij dus geen financiële cockpit. Maar wel alle mogelijkheden om zeer snel en efficiënt de gegevens boven tafel te krijgen die voor u op dat moment belangrijk zijn.
Scan en herken
Hiermee bedoelen we het inscannen van papieren inkoopfacturen en deze als pdf uploaden naar het boekhoudprogramma. Daar moet dan de factuur automatisch uitgelezen en herkend worden zodat u hem niet meer hoeft in te voeren. Hiervoor betaalt u meestal ca. 0,50 per factuur.
Onze ervaring bij testen van deze functies laat zich als volgt samenvatten:
factuur op scanner leggen -even wachten- , factuur uploaden -even wachten- , en dan even wat anders gaan doen want het herkennen duurt even, en tenslotte: ‘factuur niet herkend’.
Het zal vast wel mogelijk zijn het systeem zo in te regelen dat uiteindelijk ooit een deel van de facturen geheel of gedeeltelijk herkend wordt. Maar het moet wel een hobby van u zijn. En u moet het altijd blijven controleren want je bent nooit zeker dat het goed gegaan is. En net zo belangrijk: Met de hand intypen gaat sowieso sneller.
-Gebruikt u inkooporders dan heeft u de bedragen en omschrijvingen in feite al ingevoerd bij het invoeren van uw bestelling, u hoeft dan alleen nog maar op knop ‘factureren’ te klikken. Scannen is dan al helemaal niet meer nodig.
-Vaste uitgaven zoals huur, telefonie en energie worden meestal direct vanuit het bankboek geboekt. Ook dan is het inlezen van de factuur helemaal niet meer nodig.
Daar ligt dus wat ons betreft de toekomst niet.
Waar we wel in geloven is het uitwisselen van factuurinformatie d.m.v. uitwisseling van gestructureerde elektronische gegevens. Er is op dat gebied al van alles gaande. In het segment waarin wij ons begeven speelt het echter op dit moment nog niet. Maar zodra deze standaardisering echt doorbreekt nemen onze gebruikers contact met ons op. Wij spelen snel in op de actualiteit en kunnen binnen twee weken met een aanpassing hiervoor komen.
WAT KUNT U JUIST WEL MET PAP
Veelvoorkomende beperkingen die we bij de andere programma’s tegenkwamen hebben we hieronder samengevat.
Inkoop- en verkooporders
Beperkt: In de afhandeling van orders kunnen er grote verschillen zijn.
Bij de meer beperkte varianten kunt u vrij goed werken wanneer u niet meer dan een paar orders per week hoeft in te voeren. Gaat u echter naar enkele tientallen orders per dag dan is de situatie al snel niet meer werkbaar. De tijdsdruk wordt te hoog, er worden fouten gemaakt en men gaat al snel buiten het systeem om werken. Beperkingen bij andere programma’s kunnen zijn:
- Soms kunt u de order niet automatisch doorzetten naar een factuur. Om een verkooporder te factureren moet u dan verkoopboek openen, regels uit order opnieuw aanmaken, prijs overnemen en zelf de factuur aan de order koppelen. Heel omslachtig, dubbel werk en foutgevoelig dus.
- Vaak komt het voor dat u niet per artikel kunt aangeven op welke grootboekrekeningen de kostprijs, omzet etc. geboekt moet worden. Gevolg is dat het systeem dus ook geen automatische boeking voor u kan maken wanneer u een order factureert of uitlevert. U krijgt er zo qua boekhouden dus een omvangrijke taak bij!
- U moet facturen en pakbonnen één voor één per order uitdraaien in plaats van een hele batch in één keer.
- U kunt het programma geen leverdatum voor verkooporders laten uitrekenen. Met de hand is dit niet te doen, u moet dan zelf voor elk artikel in alle andere inkoop- en verkooporders kijken of het artikel erin voorkomt etc.
- U kunt geen besteladvies genereren
- Moment van facturatie en moment van levering kunnen niet apart worden geregistreerd. Zodra u een factuur inboekt wordt ook levering doorgevoerd waardoor de werkelijke magazijntelling altijd afwijkt. Of u kunt nog geen factuur versturen omdat de spullen op dat moment nog niet bij u binnen zijn.
- U kunt de orders niet automatisch splitsen in een leverbaar- en niet-leverbaar gedeelte
- U kunt niet met samengestelde artikelen en assemblageorders werken
- U kunt niet met meerdere magazijnen werken
- U kunt geen totaalvolume of colli op de pakbon afdrukken
- U kunt geen etiketten printen in de printertaal van uw eigen printer enz.
Uitgebreid met Pap: Zoals u begrijpt zijn alle bovengenoemde functies in Pap wel aanwezig. Controles op aanwezigheid artikelen, orders splitsen bij deelleveringen, inkoopleveringen in stappen afboeken op openstaande orders op volgorde van leverdatum en nog veel meer.
Recepten kunnen (evt. in een onbeperkt aantal geneste niveaus) direct in de verkooporder geplaatst worden, en verdicht of onverdicht weergegeven op de factuur. Het systeem boekt automatisch de samenstellende onderdelen af van de voorraad en factureert het eindproduct.
Echt aan alles is gedacht.
Uitdraaien van factuurbrief en pakbon kan alleen door tegelijk (en volledig automatisch) ook in de order de facturatie of levering te registreren en de voorraadboekingen in de boekhouding in te voeren. Buiten het systeem om werken is zo vrijwel onmogelijk en zeker ook niet nodig.
Alle artikelen krijgen grootboekrekeningen (omzet, kostprijs, voorraad en tussenrekening) mee zodat het programma de voorraadboekingen zonder input van de gebruiker direct automatisch kan uitvoeren.
Rapportage
Beperkt: Veel andere programma’s hebben een aantal vaste overzichten en rapporten. Wilt u een ander rapport dan is dat vaak maatwerk, kosten daarvoor kunnen aardig oplopen. Onze ervaring is dat vrijwel elke klant behoefte heeft aan een aantal specifieke rapporten die alleen op hun situatie van toepassing zijn. Met ingebouwde standaardrapportages kom je er dus bijna nooit.
Uitgebreid met Pap: Ook in Pap zijn alle veelgebruikte rapportages standaard ingebouwd. Maar daarnaast heeft Pap ook nog een eigen rapporten-generator. Alle denkbare overzichten en selecties kunt u daarmee zelf maken. U kunt ze vervolgens uitdraaien in Excel, maar ook in Word. In Word kunt u dan weer een (of zelfs meer dan één) sjabloon maken per rapport om het rapport van opmaak te voorzien. Ook tussentotalen, gemiddelden e.d. zijn daarbij mogelijk.
Daarnaast kunt u zo’n beetje elk scherm in Pap direct uitdraaien naar Excel of Word. Ook daar kunt u weer een Word sjabloon gebruiken voor de opmaak. Natuurlijk, u kunt ook best zonder. Maar waarom zou u? Pap is toch al veel goedkoper dan het andere pakket dat u nu op het oog hebt.
Correspondentiesjablonen
Beperkt: Veel programma’s hebben de mogelijkheid een factuurbrief in pdf te genereren. Maar meestal is dit in een vaste lay-out. Vaak ook kunt u niet meer dan één sjabloon gebruiken. U kunt de factuurbrief niet achteraf bewerken.
Uitgebreid met Pap: In Pap heeft u de mogelijkheid een onbeperkt aantal verschillende factuursjablonen gebruiken. Lay-out daarvan is voor 100% aanpasbaar via Word of Openoffice, alle denkbare samenvoegvelden kunt u daarvoor gebruiken.
Facturen kunnen per e-mail verstuurd worden als pdf of in HTML formaat. U kunt sjablonen in verschillende talen maken en een taal per klant opgeven. U kunt plaatjes van uw artikelen in factuur of offerte afdrukken. Documenten kunnen achteraf nog bewerkt worden en opgeslagen in de database.
U kunt ook zelf nieuwe velden toevoegen (bv per artikel of per klant of project). Ook deze velden zijn beschikbaar in de sjablonen. U kunt ook nieuwe velden maken a.d.h.v. berekeningen of tekst manipulatie en deze aan de sjablonen toevoegen.
Facturen, offertes, inkoopbonnen, pakbonnen, etiketten, kassabonnen en meer kunnen dus echt voor 100% zo worden ingericht dat alle relevante informatie erin staat. Omdat bij facturatie en levering e.d. automatisch een document wordt aangemaakt maakt u dus echt voor 100% geautomatiseerd uw facturen en andere correspondentie aan zonder dubbel werk.
Natuurlijk zijn al deze mogelijkheden niet strikt noodzakelijk en kunt u zich best ook behelpen met een factuur met vaste lay-out. Onze ervaring is echter dat de meeste gebruikers van Pap na een tijdje wel degelijk intensief gebruik maken van de mogelijkheden van de sjablonen.
En het feit dat je zo nooit meer even met de hand een factuurtje buiten het systeem om hoeft te maken draagt ook weer bij aan de betrouwbaarheid van het hele systeem.
Aanmaningen
Beperkt: Versturen van aanmaningen is ook een functie die u in veel van de betere boekhoudprogramma’s zult tegenkomen. Ook hier gaan de mogelijkheden vaak lang niet zo ver als bij Pap. Er zijn programma’s waar u de openstaande facturen individueel moet aanklikken om op die manier één voor één de aanmaningen aan te maken. Veel verder gaat het vaak ook niet.
Uitgebreid met Pap: U kunt desgewenst vooraf administratiekosten en rente berekenen en in de boekhouding invoeren. U kunt een aparte sjabloon gebruiken voor de eerste- tweede- en alle verdere aanmaningen. Alle aanmaningen kunt u automatisch met één druk op de knop aanmaken.
Aanmaningen kunnen verstuurd worden in de taal van de klant. Kan ook automatisch direct per e-mail verstuurd worden, is er geen e-mailadres ingevuld dan komt de brief automatisch in een verzameldocument terecht voor printen en per post versturen. Bij meerdere openstaande facturen van klant kunt u ervoor kiezen om de aanmaningen als één document of per factuur apart aan te maken.
Afschrijvingen
Beperkt: Als u al een programma heeft dat afschrijvingen kan doen: Het komt veel voor dat u hierbij nog allerlei extra handelingen moet uitvoeren. Bijvoorbeeld na inboeken van de inkoop moet u er zelf aan denken het activum aan het activaregister toe te voegen, daarbij moet u nogmaals de aankoopprijs opgeven. Aan het eind van het jaar moet u er dan nog eens aan denken een afschrijvingsboeking uit te voeren. Allemaal extra handelingen die u moet aanleren en niet mag vergeten.
Uitgebreid met Pap: Pap heeft speciale grootboekrekeningen voor vaste activa. Wanneer u daarop boekt moet u vanzelf een methode van afschrijven opgeven. De rest gaat volledig automatisch ook in de volgende boekjaren.
Als u vaste activa geheel of gedeeltelijk wilt verkopen opent u gewoon het verkoopboek. Kiest u een rekening voor vaste activa dan vraagt het programma welk activum u wilt verkopen. Afschrijvingen voor dit activum in de toekomst worden automatisch weer tegengeboekt bij inboeken van de verkoopfactuur.
Alles blijft volledig consistent, alle controles op geldigheid zijn aanwezig. U kunt bijvoorbeeld nooit door afronding een situatie krijgen waarbij de boekwaarde van een activum op enig moment op € -0,01 komt te staan.
Dit is een goed voorbeeld van de consequente en zelfcontrolerende opzet van Pap. De subadministratie voor vaste activa is rechtstreeks gekoppeld aan boekingen in het grootboek. De saldi van de rekeningen voor vaste activa zijn dus altijd op de cent gelijk aan de boekwaarden die u in het overzicht voor vaste activa ziet staan.
Kortingen
Beperkt: Bij sommige programma’s kunt u alleen een percentage onderaan de streep als korting invoeren. Sommige meer geavanceerde pakketten bieden u alleen de mogelijkheid een prijslijst per klant in te voeren.
Soms kunt u ook gestaffelde kortingspercentages per aantal gekochte artikelen opgeven. Daarbij is het dan weer zo dat als een klant bijvoorbeeld 10 blikjes van 1 liter koopt er korting berekend wordt, terwijl 1 blik van 10 liter geen recht op korting geeft.
Het komt ook voor dat als er meerdere regels van hetzelfde artikel in een order voorkomen de korting per individuele regel berekend wordt (dus 2 regels met 5 stuks geen korting, 1 regel met 10 stuks wel korting).
Sommige programma’s werken met een aparte prijs per klant. Dan moet u echter bij 1.000 klanten en 1.000 artikelen al 1.000.000 verschillende prijsafspraken bijhouden.
Uitgebreid met Pap: U kunt artikelen indelen in artikelgroepen. Vervolgens kunt u staffels aanmaken voor kortingen in verschillende varianten (gestaffelde percentages op basis van aantal of totaalprijs, gestaffelde kortingsbedragen op basis van aantal of totaalprijs). U kunt ook nog eens aangeven of de korting per individueel artikel of voor de hele artikelgroep in een keer berekend moet worden en ook of er al dan niet cumulatief gerekend moet worden. Deze staffels zijn algemeen en niet gekoppeld aan een bepaalde artikelgroep.
Vervolgens kunt u per klant en per artikelgroep een kortingsstaffel opgeven. Daarnaast kunt u ook nog met gestaffelde prijslijsten werken. Door de indeling in artikelgroepen in combinatie met kortingsstaffels kunt u alle mogelijke kortingsstructuren realiseren. En door op deze manier met groepen te werken is e.e.a. ook nog steeds goed te beheren.
Daarnaast is ook het opgeven van een speciale prijs per artikel per klant mogelijk. En in plaats van het berekenen van korting a.d.h.v. de staffels kunt u natuurlijk ook gewoon met de hand een kortingspercentage opgeven per regel in de orders.
Het kan dus met Pap heel makkelijk. Maar als u veel klanten heeft en veel individuele prijsafspraken dan heeft u daarvoor ook alle meer geavanceerde mogelijkheden.
En er is nog veel meer.
Ook voor abonnementen, projecten en kassamodule geldt net als hierboven dat echt alles in Pap zit en dat er zelfs aan de kleinste details heel veel aandacht is besteed.
